リモートワークを導入している企業において、その環境を活かして貿易業務を行ないたいと考えている人も少なくないのではないかと思います。リモートワークに適した貿易管理システムを導入することで、その環境を活用して貿易業務を行ないたいという課題が解決できます。

今回はクラウド型の貿易管理システムで解決できる課題、メリットやデメリットなどについてご紹介します。貿易管理システム選定の一助として、ご活用ください。

　 　　 　 　 　　 　 　 　　 　 　 　　 　 　 　　 　 　 　　 　

目次

クラウド型の貿易管理システムで解決できる課題

クラウド型の貿易管理システムにおけるメリット

クラウド型の貿易管理システムにおけるデメリット

クラウド型とオンプレミス型における貿易管理システムの違い

おわりに

クラウド型の貿易管理システムで解決できる課題

クラウド型の貿易管理システムで解決できる課題として、以下の3点が挙げられます。

● リモートワーク環境を活用して貿易業務を行いたい

● 外部の委託倉庫にもシステムを使用させたい

● 自社でサーバー管理をしたくない

リモートワーク環境を活用して貿易業務を行いたい

コロナ禍以降、様々な業種・業態にリモートワーク環境が浸透しましたが、昨今はオフィス出社型の業務に回帰している企業も増えているようです。せっかく整えたリモートワーク環境を活用した貿易業務はできないものでしょうか？

クラウド型の貿易管理システムであれば、既に整備されているリモートワーク環境下でも、特別な設定をすることなく利用することができます。 リモートワークで従業員の負担を軽減しながら、取引の入力や帳票出力、在庫管理などをネットワーク上で一元的に管理できます。

外部の委託倉庫にもシステムを使用させたい

外部の委託倉庫と契約している場合、在庫状況を把握するために、幾度となく倉庫とのやり取りが発生することでしょう。入出庫の情報入力も倉庫側でやってほしいと思うことも、少なくないのではないかと推測します。

クラウド型の貿易管理システムであれば、倉庫側の担当者に専用アカウントを割り当てて、インターネット経由でシステムを使用させることができます。 専用アカウントには使用できる機能や画面の制限をつけることで、見せたくない情報を隠すこともできます。

自社でサーバー管理をしたくない

オンプレミスシステムの場合、自社の管理下にサーバーがあるため、アプリケーションのバージョンアップやサーバー自体の不具合対応に、それ相応の時間が掛かっていることかと思います。

またサーバー自体が保守切れとなる場合、サーバーのアップグレードとそれに伴うアプリケーションのアップグレードと、単純移行するだけでも高額な費用になることが予想されます。

クラウド型のシステムであれば、アプリケーションやサーバーの保守管理は全てサービス提供側にて行われますので、その煩わしさから開放されることでしょう。

また多くのクラウドサービスではサーバーの保守切れに伴うアップグレードにも対応していることが多いため、ユーザー側がそのコストを気にする必要がないことも優位性があると思います。

クラウド型の貿易管理システムにおけるメリット

クラウド型の貿易管理システムにおけるメリットとして、以下の3点が挙げられます。

● 低コストで導入できる

● 多拠点でもデータの一元化が可能

● 自宅や出張先からでも手軽に利用できる

低コストで導入できる

クラウド型の貿易管理システムを導入することで、オンプレミス型の貿易管理を導入するより低コストを実現できます。クラウド型貿易管理システムのパッケージによりますが、数万円の月額費用で導入可能です。

例えば、弊社が運営しているクラウド型貿易管理システムは、ユーザー1名の場合は月額36,000円でご利用いただけます。一方で、社内にシステムを構築するオンプレミス型は、下記のような特徴があります。

● 社内にシステム用サーバーがないなら、サーバーの購入とサーバー管理者が必要

● 契約形態が「5年分一括」のようなケースが多く、想定以上に初期費用がかかる

● 契約期間内にシステムを使用しなくなっても、支払った費用は戻ってこない

導入費用を重視して貿易管理システムを検討している方は、一定期間の使用後は途中解約も可能なクラウド型のシステムを検討候補に含めてみてはいかがでしょうか。

多拠点でもデータの一元化が可能

営業部門や調達部門などの拠点が各地に点在しているような場合でも、同一データベースを使用しているクラウド型のシステムであれば、標準機能のままでも同じ情報を共有することが可能なことが多いです。

ただし、部門(拠点)間で売買が発生するような場合には拠点間連携には対応していないなど、提供サービスによっては制限がある場合もありますので、確認が必要です。

自宅や出張先からでも手軽に利用できる

クラウド型のシステムであれば、インターネット環境がある自宅や出張先から手軽に利用することができます。

オンプレミス型のような社外ネットワークからのアクセス制限がなく、システムにアクセスできるためです。

※特定のIPアドレスからの接続のみを許可するような制限を付けられるサービスもあります

例えば出張先のホテルでノートパソコンを使用して、案件の進捗を確認するようなことも可能です。インターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばず業務に取り組めます。

クラウド型の貿易管理システムにおけるデメリット

クラウド型の貿易管理システムにおけるデメリットとして、以下の2点が挙げられます。

● カスタマイズ性が低い傾向にある

● インターネットに接続できない環境では使用できない

カスタマイズ性が低い傾向にある

クラウド型の貿易管理システムは、カスタマイズ性が低い製品です。そもそもカスタマイズ自体を受け付けていないサービスもありますので、契約前に各クラウドサービスの対応内容について確認しましょう。

インターネットに接続できない環境では使用できない

クラウド型貿易管理システムは、インターネットに接続できない環境で利用できない点に留意しましょう。

クラウドサーバーはインターネット上に存在しているため、そもそもインターネットに接続できなければサーバーには到達できません。グレートファイヤーウォールのようなインターネット接続に著しく制限が掛かる環境下でも、クラウドサービスの利用は困難な場合が多くなります。

提供サービスによっては、本契約前に無料で接続確認ができるものもありますので、上手に利用したいものです。

クラウド型とオンプレミス型における貿易管理システムの違い

クラウド型とオンプレミス型における貿易管理システムの違いとして、以下の点が挙げられます。

　 　　 　 　　 　 　　 　 　　 　 　　 　 　　 　 　　 　 　　

	オンプレミス型の貿易管理システム	クラウド型の貿易管理システム
カスタマイズの自由度	高い	低い
セキュリティのリスク	低い	高い
既存システムとの融合性	柔軟に対応可能	対応できないケースがある
初期費用や維持費	高額	安価
導入にかかる期間	長期	短期
サーバー管理(自社)	必要	不要
保守/メンテナンス対応	遅め	早め

クラウド型の貿易管理システムは、オンプレミス型より安価で導入できる製品です。

また、1ヵ月程度の短期間で導入できる製品もあるため、スピーディーに海外ビジネスを展開できます。

他には、クラウド型の貿易管理システムは、システム提供側にシステム内の保守やメンテナンス管理を対応してもらえます。

クラウド型とオンプレミス型の違いを把握し、自社に合った製品を導入しましょう。

おわりに

今回はクラウド型の貿易管理システムで解決できる課題やリモートワークへの適合性などについて解説しました。本コラムが貿易管理システムご検討の一端になれば幸いです。